• Dlaczego compliance wkrótce będzie standardem w każdej spółce
Artykuł:

Dlaczego compliance wkrótce będzie standardem w każdej spółce

20 czerwca 2019

Paulina Ledwoń , Radca Prawny |

CZYM JEST COMPLIANCE?

Pojawiającym się coraz szerzej w biznesowej nomenklaturze sformułowaniem jest pojęcie compliance, oznaczające czynności podmiotu podejmowane w celu dostosowania jego działalności do obowiązujących norm prawnych oraz  zachodzących w nich zmianach, a także w celu nadzorowania przestrzegania jego wewnętrznych regulaminów i procedur. Innymi słowy, compliance pełni funkcję ochronną dla przedsiębiorcy, niwelując ryzyko prawne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz likwidując komplikacje związane z nieefektywnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa od strony prawnej.

MNOGOŚĆ PRZEPISÓW

Trwająca tendencja ustawodawcy do uściślenia regulacji dotyczących podejmowania i prowadzenia działalności gospodarczej przejawia się, po pierwsze, w nakładaniu na przedsiębiorców kolejnych obowiązków związanych z implementacją przepisów unijnych lub eliminacji luk prawnych, oraz po drugie, w stopniowym obejmowaniu nowych kategorii przedsiębiorców obowiązkiem wyodrębnienia w swojej strukturze specjalistycznej komórki do spraw compliance (np. towarzystwa funduszy inwestycyjnych, domy maklerskie, niektórzy przedsiębiorcy). Obie te sfery regulacji wprowadzają zamęt w systemie prawnym, znacząco utrudniając ustalenie wiązki praw i obowiązków odpowiednich dla konkretnego podmiotu. Jednocześnie zwiększa się ryzyko – choćby niezamierzonego - działania wbrew przepisom, i tym samym niebezpieczeństwa obarczenia przedsiębiorcy różnorodnymi sankcjami prawnymi, mogących przyjąć postać odpowiedzialności cywilnej, administracyjno-karnej, czy nawet karnej i karno-skarbowej. Konsekwencje mogą jednak wychodzić poza sferę prawną i objąć także straty wizerunkowe lub finansowe. Przykładowe kary za niedostosowanie się do nowych przepisów sięgają kilkudziesięciu milionów złotych (nawet w przypadku przedsiębiorców będących osobą fizyczną), choć możliwe jest nawet rozwiązanie przedsiębiorstwa mocą decyzji administracyjnej.

PRZYKŁADY NOWYCH REGULACJI

Przyjęta przez prawodawcę metoda regulacji ma specyficzny charakter i polega na nakładaniu cząstkowych obowiązków z zakresu compliance odrębnie dla regulowanych sektorów działalności. Tego typu unormowania weszły już w życie lub są na etapie procedowania, m.in. w zakresie ochrony danych osobowych, przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, cyberbezpieczeństwa czy sankcjonowania podmiotów zbiorowych za czyny zabronione popełnione w ramach wykonywania przez nie działalności (w tym działalności gospodarczej). Metoda ta dodatkowo komplikuje adaptację do wymogów systemu prawnego, szczególnie z uwagi na mnogość i rozróżnienie charakteru wprowadzanych nimi obowiązków oraz trudności interpretacyjne, wywołane niejasnym sformułowaniem przepisów.

DOSTOSOWANIE DO NOWYCH REGULACJI PRAWNYCH

Równolegle z powyższymi tendencjami legislacyjnymi zauważalny jest rosnący trend zainteresowania dziedziną compliance wśród przedsiębiorców, często połączony z  tworzeniem w swoich strukturach odrębnych działów odpowiedzialnych za zapewnienie zgodności działalności z prawem, choć równie skuteczną metodą jest zlecanie wykonania usług z tego zakresu zewnętrznym kancelariom. Compliance officers i specjalnie wykwalifikowani prawnicy przeprowadzają szczegółowy audyt wewnętrzny jednostki, informują o zaobserwowanych nieprawidłowościach i proponują wprowadzenie odpowiednich regulaminów i systemu procedur, które dostosują sytuację w przedsiębiorstwie do obowiązującego prawa, a w przyszłości pozwolą na uniknięcie wystąpienia odchyleń od tego statusu. Wzmożona aktywność ustawodawcy oraz zmieniające się otoczenie gospodarcze obligują menedżerów ds. zgodności do stałego monitorowania dynamicznie zachodzących zmian prawnych, czego dokonują w koherencji z wewnętrznym nadzorem nad funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

USŁUGI COMPLIANCE

Zakres wykonywanych usług może obejmować m.in. dostosowywanie funkcjonowania przedsiębiorstwa do regulacji RODO, raportowanie wykrytych nieprawidłowości oraz stworzenie procedur ich sygnalizowania przez pracowników, sporządzanie procedur funkcjonowania działalności związanych z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu czy projektowanie i wdrażanie polityki antykorupcyjnej. Ponadto Compliance zajmuje się procedurami antymobbingowymi, antydyskryminacyjnymi oraz wdrażaniem rozwiązań ograniczających odpowiedzialność zarządu. Dodatkowo, Compliance to również szkolenia pracowników, dzięki którym udaje się zapobiegać nieświadomym naruszeniom prawa w przyszłości.

ZALETY COMPLIANCE

Profesjonalna obsługa z zakresu compliance pozwala przedsiębiorcom uniknąć odpowiedzialności prawnej wynikającej z podejmowanej działalności, gdyż często samo wykazanie należytej staranności w przeciwdziałaniu naruszeniom może wystarczyć do odparcia zarzutów adwersarzy czy organów państwowych. Ponadto służy ona usprawnieniu i zwiększeniu efektywności ekonomicznej prawidłowo prosperującego przedsiębiorstwa, co z kolei może się przyczynić do poprawy warunków pracy i zwiększeniu rentowności interesu.