• Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – wyzwanie dla spółek
Artykuł:

Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – wyzwanie dla spółek

13 listopada 2019

Wiesław Łatała , Partner Zarządzający, Radca Prawny |

13 października 2019 r. w życie weszły przepisy ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej Ustawy) ustanawiające Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (dalej Rejestr). Jest to system teleinformatyczny utrzymywany przez ministra właściwego do spraw publicznych, w którym gromadzone są dane osób fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad daną jednostką ze względu na posiadany w niej udział, sprawowanie funkcji w organie jednostki lub swoje stanowisko w strukturze organizacyjnej jednostki. Spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne niebędące spółkami publicznymi mają obowiązek zgłaszania do Rejestru informacji o beneficjentach rzeczywistych. Termin na zgłoszenie to tylko siedem dni od wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, Również wszelkie zmiany informacji podlegających ujawnieniu w Rejestrze należy zgłosić w ciągu siedmiu dni od ich wystąpienia. Spółki już widniejące w KRS w dniu wejścia w życie nowych przepisów mają więcej czasu na zgłoszenie – w tym przypadku termin upływa 13 kwietnia 2020 r. Konsekwencje zaniedbania tego obowiązku mogą być poważne, gdyż zgodnie z art. 153 Ustawy kara administracyjna za brak zgłoszenia wynieść może nawet milion złotych.

Kłopotliwe ułatwienia

Zgodnie z art. 61 Ustawy, informacje do Centralnego Rejestru Beneficjentów rzeczywistych mają być zgłaszane wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Składane dokumenty powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki zgodnie z informacjami ujawnionymi w KRS. W przypadku spółek kapitałowych będzie to zatem członek zarządu, a w przypadku spółek osobowych – wspólnik. Zamysłem ustawodawcy przy wprowadzaniu tego rozwiązania było prawdopodobnie przyspieszenie i usprawnienie obiegu dokumentów między organem administracji a spółką.

W praktyce to rozwiązanie może prowadzić do pewnych komplikacji. Ustawa nie przewiduje możliwości podpisania zgłoszeń przez pełnomocnika. Osoba uprawniona do reprezentowania spółki musi podpisać dokument osobiście. Jest to zrozumiałe, biorąc pod uwagę, że oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej, a szczegółowe informacje dotyczące struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i jego powiązań nie muszą być znane adwokatowi czy radcy prawnemu zatrudnionemu przez spółkę. Takie rozwiązanie wiąże się jednak z koniecznością uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub potwierdzonego profilu zaufanego przynajmniej przez niektórych członków zarządu spółki kapitałowej lub wspólników spółki osobowej.

PESEL koniecznie potrzebny

Procedura zakładania profilu zaufanego nie jest trudna i w normalnych warunkach można ją przeprowadzić w kilka- kilkanaście minut, bez konieczności odwiedzania jakiegokolwiek urzędu. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymaga zawarcia umowy z przedsiębiorcą dostarczającym usługi zaufania, zakupienia urządzenia służącego do podpisywania dokumentów i zainstalowania odpowiedniego oprogramowania.

Uzyskanie każdego z tych narzędzi i posługiwanie się nim podczas zgłaszania danych jest obarczone jednym warunkiem – posiadaniem numeru PESEL. Choć jest możliwe uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie mając numeru PESEL, to system informatyczny Rejestru nie pozwala na użycie takiego podpisu przy zgłaszaniu informacji.

Co to oznacza dla cudzoziemców?

Cudzoziemcowi przebywającemu legalnie w Polsce i posiadającemu stałe zameldowanie na terenie kraju numer PESEL powinien być nadany z urzędu. Osoby, które w Polsce nie zamieszkują mogą uzyskać numer PESEL na wniosek złożony właściwemu organowi gminy – wójtowi burmistrzowi lub prezydentowi miasta. W przypadku osób, które nie przebywają w Polsce, tym organem będzie organ właściwy dla dzielnicy Śródmieście Miasta Stołecznego Warszawy. Członek zarządu lub wspólnik spółki osobowej będący cudzoziemcem przed uzyskaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego musi przejść przez administracyjną procedurę w celu uzyskania numeru PESEL.

Barierą jest język

Dodatkowym problemem, przed którym mogą stanąć osoby zgłaszające dane do Rejestru może być brak znajomości języka polskiego. Póki co, interfejs Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych prowadzony jest wyłącznie w języku polskim, co stawia osoby niewładające językiem polskim przed koniecznością korzystania z pomocy osoby, która ten język zna w stopniu wystarczającym, by prawidłowo wypełnić urzędowy formularz. Prowadzi to do trudnej do zaakceptowania sytuacji, w której członek zarządu lub wspólnik będący cudzoziemcem musi podpisać oświadczenie napisane w języku, którego nie rozumie i to pod rygorem odpowiedzialności karnej. Pożądane byłoby wprowadzenie do systemu informatycznego również angielskiej wersji językowej, co ułatwiłoby wykonywanie administracyjnych obowiązków przez osoby nieznające języka polskiego.

Podsumowanie

Wejście w życie przepisów przewidujących obowiązek zgłaszania do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych informacji drogą elektroniczną wiąże się z nowymi obowiązkami dla członków zarządu lub wspólników spółek osobowych. Szczególne trudności będą mieć członkowie zarządu i wspólnicy będący cudzoziemcami. Nowa regulacja oraz konstrukcja systemu teleinformatycznego służącego do zgłaszania informacji de facto stworzyły obowiązek posiadania numeru pesel przez przynajmniej niektóre osoby uprawnione do składania oświadczeń za spółkę. Nawet jednak cudzoziemiec posiadający numer PESEL będzie skazany na pomoc innych osób, jeżeli nie zna języka polskiego. Będzie również musiał złożyć swój podpis na piśmie, którego treści nie rozumie.